Friday, November 22, 2019
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Meu sistema GTD atual no Evernote (Janeiro 2018)

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Sem delongas, meu setup atual:

Tenho um caderno padrão chamado “! Entrada”. (1) Caderno padrão é uma configuração do Evernote onde você escolhe o caderno para onde entrarão todas as notas que você enviar para o programa. (2) O “!” e qualquer outro caractere especial que você verá no nome dos cadernos e das pilhas existe para deixar os cadernos e as pilhas na ordem que eu quero.

Tenho uma pilha chamada “Próximas Ações”, que é a única coisa que eu olho diariamente, além do calendário (agenda do Google), e dentro tenho um caderno para cada contexto.

Tenho uma pilha para “Projetos” e, dentro, cadernos por categorias. As categorias mudam com bastante frequência, de acordo com a minha necessidade de visualização de projetos. Basta arrastar as notas de um para o outro para mudar. Cada nota é um projeto.

A pilha seguinte é de cadernos de “Suporte a projetos”. Crio sempre que um projeto precisa de um caderno próprio para ele, para agrupar documentos e notas relacionadas.

Depois tenho uma pilha para “Algum dia / talvez”.

Na sequência, os horizontes mais elevados:

Depois, referências de maneira geral. Algumas coisas deixo em cadernos (basicamente pelo acesso ser mais fácil). Os assuntos das referências ficam nas etiquetas, sem hierarquia (ordem alfabética).

Procuro seguir as orientações básica da DAC para configuração no Evernote.

Desenho do fluxo do esclarecer do GTD para o que demanda ação

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Gosto de fazer uns esquemas de vez em quando… só para exercitar.

Por que eu escolhi o Evernote para gerenciar as minhas listas do GTD

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A escolha de uma ferramenta é muito pessoal. Por sorte, existem dezenas de opções incríveis no mercado que nos permitem escolher aquilo que nos agrada mais e nos atende melhor em cada momento da nossa vida.

Eu já uso o Evernote mais ou menos desde 2012 ou 2013. Em 2013, acredito que tenha passado a usar com mais consistência, e efetivamente fiz a migração do meu sistema GTD para ele em 2014. Em 2015, conheci o Todoist, outra ferramenta incrível, e fiz a migração, sempre buscando conciliar as duas.

Ao longo de 2017, fiquei alternando entre uma e outra, tentando me decidir de vez qual seria a melhor para mim. Ambas são ótimas. Ambas também têm suas características próprias, prós e contras.

Em agosto do ano passado, escrevi o seguinte em um post no meu outro blog (Vida Organizada):

“Queria dizer que não existe muito motivo para uma pessoa migrar de ferramenta. No meu caso, às vezes simplesmente dá vontade. Canso da cara de um aplicativo e quero testar outro. Foi mais ou menos o que aconteceu com o Todoist. Eu já estava usando a ferramenta há quase três anos e enjoei um pouco. Porém, vou ser sincera: não há um dia que passe que eu não sinta saudade de todas as funcionalidades do Todoist. Ainda acho que é uma das melhores ferramentas para ser utilizada por quem usa e por quem não usa o método GTD.”

Hoje, alguns bons meses depois, posso dizer que concordo com tudo o que escrevi acima, porém já não sinto falta das funcionalidades do Todoist que eu citei. Essa saudade foi boa, me gerou uma recaída, voltei para o Todoist, mas não rolou. Por fim, no final do ano, quando fiz a reinstalação anual do meu sistema (confira a série aqui), eu acabei optando pelo Evernote porque me atende melhor. Simples assim.

Os motivos que escrevi naquele post continuam sendo os mesmos que me fizeram querer voltar para a ferramenta:

  1. A versão instalada do Evernote me passa mais segurança que a versão instalada do Todoist (no Macbook). Pode ser algum bug para Macbook que até já pode ter sido consertado, mas às vezes eu acessava o Todoist offline em meu computador, e ele não abria. Nos computadores com Windows, ele abria normalmente (mas não uso computador com Windows). Então isso me chateava um pouco. Pode ser que eles já tenham consertado…
  2. Gosto muito da possibilidade de você inserir qualquer formato de informação dentro de uma nota do Evernote. Por exemplo: outro dia tirei uma foto com o celular de um produto em uma revista, que fiquei a fim de pesquisar mais a respeito. Essa nota no Evernote foi processada muito facilmente e fica claro para mim, ao acessá-la, do que se trata, porque a fotinho está ali. Você pode me dizer que no Todoist também dá para salvar anexos (e dá), mas a visualização é diferente. Eu sou uma pessoa essencialmente visual e essa variedade de visualizações faz diferença para mim.

Além de qualquer motivo racional, gosto do Evernote. E é importante gostar da ferramenta, já que você usá-la MUITO todos os dias. E é isso. 🙂

Ferramentas que eu utilizo para o meu sistema GTD atual (Janeiro 2018)

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No post de hoje, gostaria de mostrar as ferramentas que tenho usado para o meu sistema atual no GTD.

Google Calendar

Já uso a agenda do Google para calendário há muitos anos. Por mais que tente usar outras ferramentas para essa mesma finalidade, eu não consigo mudar. Gosto das funcionalidades, do visual e do poder de sincronização em vários dispositivos.

Evernote

Depois de passar um ano inteiro em dúvida sobre ficar no Todoist (que ainda gosto) ou no Evernote, migrei em definitivo todas as minhas listas para o Evernote. Não existem muitos motivos práticos para isso – foi mais gosto pessoal. No final das contas, acredito que o Evernote seja mais “parrudo” para o meu uso diário de todas as informações.

Google Drive

Uso bastante o Google Drive para arquivos de referência, especialmente pela facilidade de edição em planilhas e documentos e compartilhamentos. Para referência, também utilizo o Evernote (essencialmente com etiquetas, como mostrarei em um post em breve), Dropbox e pastas físicas para armazenar papel (além de livros, cadernos e outros materiais de referência).

Mind Meister

O Mind Meister é uma ferramenta para mapas mentais. Gosto de fazer mapas no papel, mas nessa ferramenta eles também me ajudam muito. Eles servem para referência, para planejamento e para suporte.

Em outro post ainda esta semana, vou mostrar detalhes de cada uma das ferramentas. O propósito deste post de hoje foi apenas mostrar o que estou usando atualmente.

Ferramentas mais comuns utilizadas para o GTD

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David Allen diz que, para usarmos o GTD, basta termos listas e pastas. Então, na verdade, basta que você conheça o método GTD, conheça a estrutura básica que pode ser criada em qualquer ferramenta, e aí pode usar o que gostar mais. De qualquer maneira, neste post vou trazer as ferramentas que são mais comumente usadas para implementar o GTD, para fins de referência. Espero que ajude!

Gerenciadores de listas

  • Evernote
  • Google Apps
  • Todoist
  • Wunderlist
  • Toodledo
  • IBM Lotus Notes
  • Lembretes do iPhone
  • Remember the milk
  • Trello
  • OmniFocus
  • Things
  • Any.do
  • Facile Things
  • Microsoft One Note
  • Microsoft Outlook
  • Cadernos e fichários

Ferramentas de captura

  • Papel e caneta
  • Evernote
  • Caixa de entrada do Todoist
  • Microsoft One Note
  • Brain Toss

Ferramentas para brainstorm

  • Mind Meister
  • Free Mind
  • The Brain
  • Personal Brain
  • Mind Manager

Caso você use uma ferramenta diferente, deixe um comentário neste post. 😉

Essas são as ferramentas que mais comumente vemos as pessoas usarem. Não são, de maneira alguma, as ferramentas consideradas melhores ou indicadas pela David Allen Company. Ferramentas são pessoais, e você deve usar aquilo que gostar mais ou que se adaptar melhor às suas necessidades, por isso não existe “a melhor ferramenta” para o GTD.

Planner do GTD para imprimir (oficial)

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No site oficial do GTD, existem muitos materiais bacanas para quem quiser se organizar. Todo ano, eles lançam um planner em papel, em PDF, para compra e download, para quem quiser usar as listas do GTD em formato de papel.

O planner 2018 tem uma imagem lindíssima na capa e contém os seguintes itens:

  • Notas / Entrada
  • Calendário 2018 no formato adaptado para o GTD
  • Listas de Próximas Ações
  • Lista de Projetos
  • Seção para suporte a projetos
  • Listas de Algum Dia / Talvez
  • Suporte a horizontes mais elevados (foco e direção)
  • Páginas de Referência
  • Páginas de Contatos
  • Páginas extras

São 284 páginas no total, que podem ser impressas ou usadas no computador (PDF editável).

Você pode comprar o planner no formato Júnior ou Carta. Veja um modelo das páginas aqui.

Para verificar os modelos ou comprar os planners, acesse este link.

Boa opção para quem gosta de organizar o GTD no papel.

Eu já comprei esse planner uma vez para conhecer e fica realmente muito bacana em um fichário. E, se você comprar uma vez, nos outros anos pode comprar apenas o arquivo com o calendário atualizado para o ano em questão (que a DAC também disponibiliza).

Revisão Semanal #2

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A Revisão Semanal é uma orientação.

Não fique preocupado com a frequência com a qual você a fará. Você pode querer fazer mais de uma ao longo da semana. E, aos poucos, ter mais controle sobre as suas coisas, de modo que consiga fazer apenas uma revisão em uma semana.

Quanto mais a Revisão Semanal se tornar um hábito para você, mais rápida ela se tornará. Quanto mais você acumular de materiais, mais você demorará para fazer, porque será muita coisa para verificar e atualizar.

Qualquer revisão é melhor que nenhuma. Se tiver 15 minutos para fazer sua revisão esta semana, é melhor do que não revisar nada. O mais importante é estabelecer o hábito.

Curso de GTD em Recife dia 3/2

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No dia 3 de fevereiro, um sábado, realizaramos em Recife o curso de GTD Nível 1: Fundamentos.

Os cursos do GTD são na verdade uma trilha educacional desenhada pelo David Allen para que você desenvolva o que ele chama de “caminho da maestria no GTD”.

São três cursos, independentes um do outro (ou seja, se você fizer um, não precisa necessariamente fazer os outros), cada um com um escopo diferente.

O GTD Nível 1 fala dos Fundamentos – é o curso para aprender a usar GTD. Apesar de ele ter esse nome (“Fundamentos”), não é um curso básico. Ele traz a essência da metodologia mesmo, nos mostrando o que é essencial usar, o que não é, colocando a mão na massa o dia inteiro para realmente colocar a metodologia em andamento.

Além disso, ele tem três sessões online de aprofundamento – uma primeira que se chama Laboratório de Instalação, focada em instalar o GTD nas diversas ferramentas possíveis, além de ensinar como o GTD lida com e-mails. A segunda sessão é de gestão do calendário, fantástica, voltada para essa categoria tão importante na prática do GTD. E a última sessão é uma Revisão Semanal Guiada, que ensina como fazer a revisão toda semana do seu sistema e mantê-lo atualizado e ter uma semana planejada.

Público-alvo

Para este ano, estamos trabalhando com turmas mais reduzidas justamente para poder dar mais atenção a cada participante e esclarecer todas as dúvidas possíveis. Temos todos os níveis de conhecimento do GTD nessas turmas – de pessoas que estão começando do zero a pessoas que já usam GTD há muitos anos, então a troca é incrível. É um curso para todos, sem pré-requisitos.

Informações

Mais informações sobre essa turma do dia 3/2 então:

Horário – das 9h às 18h (as sessões acontecem depois, online)
Local – Interdata (Derby)

Valor do pacote de 8h de curso + 6h de aulas online: R$1.200 (boleto ou cartão, podendo parcelar) ou com desconto R$1.000 (à vista via transferência bancária)
Inclui dois coffee-breaks (um de manhã e outro à tarde), o dia do curso, os materiais e as sessões online. O almoço fica por conta do participante.

Programação

Um pouco sobre a programação do dia do curso em si:

Nós dedicamos todo o período da manhã entendendo o que é o método GTD e qual o potencial dele em nossa vida. Fazemos exercícios para entender qual a nossa relação com a produtividade hoje e como podemos perceber quando não estamos sendo produtivos e mudar essa chavinha mental. Isso é fundamental porque a coisa mais comum na vida das pessoas é se perder em meio ao caos. Ensinamos como lidar com isso!

Ainda pela manhã, já começamos a destrinchar os 5 passos do método GTD. Os passos 1 e 2, Capturar e Esclarecer, são explorados até a hora do almoço. Falamos sobre boas práticas, fazemos diversos exercícios (individuais e em grupo), tiramos dúvidas, vemos demonstrações, interagimos com o material (que, aliás, é uma experiência à parte – todo desenvolvido pela David Allen Company e traduzido pela nossa equipe no Brasil).

Material é composto por:

  • apostilas
  • livro “A arte de fazer acontecer” (edição revista e ampliada)
  • cards com Guias da Metodologia
  • suprimentos de papelaria: canetas, pastas, etiquetas
  • gancho de porta para a Revisão Semanal
  • certificado

Na parte da tarde, dedicamos uma boa parte para o passo 3, Organizar, explorando ferramentas e aprendendo como implementar o GTD em qualquer uma delas. Na segunda metade da tarde, falamos sobre os passos 4 e 5, Refletir e Engajar, aprendendo práticas essenciais e que muitas vezes passam despercebidas até mesmo por quem já usa GTD há bastante tempo, referente às técnicas de execução no dia a dia.

É realmente um curso fantástico, voltado não apenas para quem quer organizar a vida, mas quer ter também alta performance em produtividade, no sentido de encontrar coerência e não perder tempo na vida com atividades sem sentido.

Inscrições

As inscrições podem ser feitas de duas maneiras:

  • Via PagSeguro, para pagamento com boleto ou parcelado no cartão (o PagSeguro parcela em até 18x com juros)
  • Via transferência bancária à vista

Para ambas, escreva para thais.godinho@calldaniel.com.br para que eu possa enviar os dados, já dizendo qual sua preferência por forma de pagamento (e especificando a data do curso, por gentileza). Eu responderei seu e-mail em menos de 24 horas.

Apesar de eu estar escrevendo este post hoje, faltando mais de uma semana para o evento, já temos as vagas quase esgotadas (faltam 4 pessoas para esgotarem). Portanto, não deixe para a última hora para se inscrever, porque encerraremos as inscrições na quarta-feira dia 17 (para logísticas da sala e coffee-break) ou quando as vagas se esgotarem.

Política de cancelamento

Temos uma política de cancelamento, que é a seguinte: caso a turma não alcance o número mínimo de 12 pessoas para sua realização, a turma será cancelada e os valores de inscrição serão devolvidos. Caso haja necessidade de cancelamento, se você o fizer até 15 dias antes da turma, você será reembolsado em 100%. Após esse prazo, já teremos custeado passagens e locação do espaço, e não podemos devolver o valor integral. De 14 a 7 dias antes do curso, o cancelamento dará direito a um reembolso de 50% do valor integral. De 6 a 1 dia antes, restituímos 25% do valor. A não presença no dia do curso ocasionará a perda de 100% do valor. Caso não possa participar do curso, nossa recomendação é enviar outra pessoa em seu lugar, para que você não perca o valor. Obrigada!

Caso queira conferir outras datas ou outras cidades, veja nossa agenda de eventos, atualizada semanalmente.

Muito obrigada!

Papel x tecnologia no GTD

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Uma pergunta muito comum que surge quando uma pessoa começa a utilizar o método GTD é sobre que ferramentas escolher, e sempre surge a dúvida sobre usar ferramentas em papel ou digitais.

É importante dizer que o David Allen não prega nem uma coisa nem outra. Os sistemas do GTD são híbridos em sua essência, porque de qualquer maneira você terá que administrar e-mails (digital), documentos (impressos) e outras coisas que podem aparecer em ambos os formatos.

Portanto, não se preocupe em ser totalmente digital ou totalmente analógico, que é uma questão sem resposta.

O que você precisa, de fato, é entender como a metodologia funciona mas, essencialmente, como VOCÊ funciona para determinadas coisas. Para aí sim escolher as ferramentas que mais combinem com você para aquelas categorias específicas DENTRO do método GTD.

Vou falar um pouco sobre mim, pois exemplos podem ajudar.

Eu adoro papel. Muito. Porém, eu percebi que usar uma agenda de papel para ser meu CALENDÁRIO no GTD me atrapalhava muito. Por quê? Porque gosto da mobilidade das informações no digital. Gosto de alternar a visualização entre dia, semana, mês, ano. Gosto de mover os compromissos com facilidade. Gosto de criar um evento com recorrência e não precisar mais me preocupar com aquilo. Gosto de inserir informações no campo de “notas” do evento em si. Gosto muito de ter acesso instantâneo à minha agenda pelo meu celular, quando preciso consultá-la para dar uma resposta a alguém. Além de muitos outros recursos. (uso a Agenda do Google)

Para as minhas LISTAS, por exemplo, já tentei usar papel também. E até funciona bem. Porém, o copy & paste do digital é uma funcionalidade que traz muita praticidade para a minha vida, e que uso muito. Além disso, gosto de usar uma ferramenta que eu possa acessar tanto no meu computador quanto no meu celular. E, se precisar imprimir, sem problemas, eu imprimo. Mas eu não posso usar uma ferramenta que funcione apenas quando eu estiver online, pois me permito muitos momentos offline – não só porque quero, mas porque muitas vezes estou realmente sem acesso e aproveito esse tempo justamente para fazer algumas coisas que, sem acesso às minhas listas, eu não saberia que teria que fazer. (uso o Evernote)

Agora, para que eu gosto de usar papel? Essencialmente, para planejamentos. Fazer um mapa mental, escrever sobre o propósito, a visão do projeto, listar coisas, fazer brainstorms, desenhos, rabiscos. E, como uso o Evernote, posso muito facilmente digitalizar tudo e ter ao meu acesso quando quiser.

Eu também gosto de agendas de papel para planejamentos diversos que envolvam datas, como planejamentos de aulas, cursos, conteúdos. Antes de passar para a agenda “original” (no Google), eu planejo no papel até chegar a uma versão “final” legal. E não tem jeito – penso melhor usando papel, escrevendo e desenhando.

Também tenho sempre comigo um caderno de notas pequeno, para anotações diversas (CAPTURA), e um caderno um pouco maior, onde anoto referências (REFERÊNCIA): frases que ouvi, aprendizados etc. Também cadernos que uso para trabalhos diversos, como um caderno para anotações das sessões de coaching e consultoria que realizo e outro caderno para redigir scripts de aulas e vídeos.

Enfim, não se trata de ver papel “versus” tecnologia, e sim como a gente pode fazer bom uso das melhores ferramentas que se adequam a quem nós somos, e isso inevitavelmente vai trazer um kit de ferramentas diferente para cada um de nós.

Espero que este texto tenha esclarecido essa dúvida. 🙂

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Curso de GTD em São Paulo dia 20/1

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No próximo dia 20 de janeiro, um sábado, realizaramos em São Paulo a primeira turma do ano de GTD Nível 1: Fundamentos.

Os cursos do GTD são na verdade uma trilha educacional desenhada pelo David Allen para que você desenvolva o que ele chama de “caminho da maestria no GTD”.

São três cursos, independentes um do outro (ou seja, se você fizer um, não precisa necessariamente fazer os outros), cada um com um escopo diferente.

O GTD Nível 1 fala dos Fundamentos – é o curso para aprender a usar GTD. Apesar de ele ter esse nome (“Fundamentos”), não é um curso básico. Ele traz a essência da metodologia mesmo, nos mostrando o que é essencial usar, o que não é, colocando a mão na massa o dia inteiro para realmente colocar a metodologia em andamento.

Além disso, ele tem três sessões online de aprofundamento – uma primeira que se chama Laboratório de Instalação, focada em instalar o GTD nas diversas ferramentas possíveis, além de ensinar como o GTD lida com e-mails. A segunda sessão é de gestão do calendário, fantástica, voltada para essa categoria tão importante na prática do GTD. E a última sessão é uma Revisão Semanal Guiada, que ensina como fazer a revisão toda semana do seu sistema e mantê-lo atualizado e ter uma semana planejada.

Público-alvo

Para este ano, estamos trabalhando com turmas mais reduzidas justamente para poder dar mais atenção a cada participante e esclarecer todas as dúvidas possíveis. Temos todos os níveis de conhecimento do GTD nessas turmas – de pessoas que estão começando do zero a pessoas que já usam GTD há muitos anos, então a troca é incrível. É um curso para todos, sem pré-requisitos.

Informações

Mais informações sobre essa turma do dia 20/1 então:

Horário – das 9h às 18h (as sessões acontecem depois, online)
Local – Hotel Quality Faria Lima (ao lado do Shopping Eldorado)

Valor do pacote de 8h de curso + 6h de aulas online: R$1.200 (boleto ou cartão, podendo parcelar) ou com desconto R$1.000 (à vista via transferência bancária)
Inclui dois coffee-breaks (um de manhã e outro à tarde), o dia do curso, os materiais e as sessões online. O almoço fica por conta do participante.

Programação

Um pouco sobre a programação do dia do curso em si:

Nós dedicamos todo o período da manhã entendendo o que é o método GTD e qual o potencial dele em nossa vida. Fazemos exercícios para entender qual a nossa relação com a produtividade hoje e como podemos perceber quando não estamos sendo produtivos e mudar essa chavinha mental. Isso é fundamental porque a coisa mais comum na vida das pessoas é se perder em meio ao caos. Ensinamos como lidar com isso!

Ainda pela manhã, já começamos a destrinchar os 5 passos do método GTD. Os passos 1 e 2, Capturar e Esclarecer, são explorados até a hora do almoço. Falamos sobre boas práticas, fazemos diversos exercícios (individuais e em grupo), tiramos dúvidas, vemos demonstrações, interagimos com o material (que, aliás, é uma experiência à parte – todo desenvolvido pela David Allen Company e traduzido pela nossa equipe no Brasil).

Material é composto por:

  • apostilas
  • livro “A arte de fazer acontecer” (edição revista e ampliada)
  • cards com Guias da Metodologia
  • suprimentos de papelaria: canetas, pastas, etiquetas
  • gancho de porta para a Revisão Semanal
  • certificado

Na parte da tarde, dedicamos uma boa parte para o passo 3, Organizar, explorando ferramentas e aprendendo como implementar o GTD em qualquer uma delas. Na segunda metade da tarde, falamos sobre os passos 4 e 5, Refletir e Engajar, aprendendo práticas essenciais e que muitas vezes passam despercebidas até mesmo por quem já usa GTD há bastante tempo, referente às técnicas de execução no dia a dia.

É realmente um curso fantástico, voltado não apenas para quem quer organizar a vida, mas quer ter também alta performance em produtividade, no sentido de encontrar coerência e não perder tempo na vida com atividades sem sentido.

Inscrições

As inscrições podem ser feitas de duas maneiras:

  • Via PagSeguro, para pagamento com boleto ou parcelado no cartão (o PagSeguro parcela em até 18x com juros)
  • Via transferência bancária à vista

Para ambas, escreva para thais.godinho@calldaniel.com.br para que eu possa enviar os dados, já dizendo qual sua preferência por forma de pagamento (e especificando a data do curso, por gentileza). Eu responderei seu e-mail em menos de 24 horas.

Apesar de eu estar escrevendo este post hoje, faltando mais de uma semana para o evento, já temos as vagas quase esgotadas (faltam 4 pessoas para esgotarem). Portanto, não deixe para a última hora para se inscrever, porque encerraremos as inscrições na quarta-feira dia 17 (para logísticas da sala e coffee-break) ou quando as vagas se esgotarem.

Política de cancelamento

Temos uma política de cancelamento, que é a seguinte: caso a turma não alcance o número mínimo de 12 pessoas para sua realização, a turma será cancelada e os valores de inscrição serão devolvidos. Caso haja necessidade de cancelamento, se você o fizer até 15 dias antes da turma, você será reembolsado em 100%. Após esse prazo, já teremos custeado passagens e locação do espaço, e não podemos devolver o valor integral. De 14 a 7 dias antes do curso, o cancelamento dará direito a um reembolso de 50% do valor integral. De 6 a 1 dia antes, restituímos 25% do valor. A não presença no dia do curso ocasionará a perda de 100% do valor. Caso não possa participar do curso, nossa recomendação é enviar outra pessoa em seu lugar, para que você não perca o valor. Obrigada!

Caso queira conferir outras datas ou outras cidades, veja nossa agenda de eventos, atualizada semanalmente.

Muito obrigada!