Lançamento: Guia de configuração Todoist (oficial)

A David Allen Company lançou há alguns dias o guia oficial de configuração do GTD na ferramenta Todoist. Eu participei da revisão deste guia, assim como outros instrutores brasileiros e ao redor do mundo, e acredito que conseguimos dar uma contribuição legal.

O guia é composto por 39 páginas e pode ser comprado na versão A4 ou carta por 10 dólares no site oficial da David Allen Company, por enquanto apenas em inglês. Aqui no Brasil, estamos traduzindo todos os guias aos poucos. Eles serão disponibilizados para alunos dos cursos de GTD e, posteriormente, serão vendidos também no site da Call Daniel.

O guia traz um resumo dos principais conceitos do método GTD e um passo a passo extremamente didático para aplicação do GTD no Todoist. Para saber se vale a pena para você, você pode conferir uma amostra das páginas em PDF (contém também o índice do guia).

Muito do que é ensinado neste guia já foi implementado por mim quando eu usei o Todoist nos últimos anos, então você pode conferir alguns exemplos em posts mais antigos do Vida Organizada.

Caso você utilize este guia, por favor, deixe um comentário compartilhando um pouco da sua experiência. Eu aprendo muito com esses comentários, e eles também nos ajudam a comunicar à David Allen Company possíveis problemas ou erros de interpretação que podem ajudar a melhorar o guia. Obrigada!

GTD e o Ano Novo

Esta tarde, primeiro dia do ano, eu ouvi o novo podcast do David Allen com a Kelly Forrister, chamado “Tips for a year-end review” (dicas para uma revisão de final de ano). Este podcast é público e pode ser ouvido gratuitamente aqui.

Creio que o podcast seja um recorte de um webinar maior que já ouvi sobre esse assunto no próprio GTD Connect (rede social para usuários de GTD, paga), pois me lembro de ouvir esse trecho antes, em algum lugar. Mas tomei algumas anotações que queria trazer aqui para vocês, sobre como eu vejo a relação do GTD com a chegada de um ano novo.

Para quem faz uma Revisão Semanal toda semana, a cada semana um ano novo é revisado. Essa é a minha visão. Porém, é claro que existem algumas vantagens de revisar o final e o começo de um ano novo civil, e é sobre isso que se trata esse podcast.

Uma das coisas que o David fala é sobre como ele gosta de revisar o ano que passou com a sua esposa, Kathryn. Eles revisam juntos o que conquistaram, o que fizeram, lugares para onde foram viajar, entre outras conquistas. E, do mesmo modo, imaginam juntos o que gostariam que fosse verdade ao final do próximo ano, pois isso é uma maneira de visualizar o que ainda não é real, mas nos traz ideias para trabalhar em projetos e objetivos.

Eu fiz esse exercício hoje (bem a calhar no primeiro dia do ano) e consegui pensar em algumas coisas legais para o meu ano. (Vou escrever mais sobre isso em um post futuro para o Vida Organizada – fique de olho !).

Outro ponto muito interessante que o David sugere é sobre o termo “CLEAN UP” – fazer uma limpa mesmo, em português claro. Porque, afinal, quando eu penso no que quero que seja verdade ao final do ano, certamente uma série de coisas não se encaixam. Quais são essas coisas? Já posso me livrar delas? Como fazer isso? A ideia é ter essa reflexão, muito propícia.

Não só apenas relativo a coisas grandes, mas também pequenas. Precisa limpar o HD do computador? Organizar os pendrives, HDs externos? Documentos? E-mails? Espaço de trabalho? A própria casa? Sabe, um ano novo costuma nos dar motivação para que resolvamos coisas que já passaram da hora de serem resolvidas. Essa revisão pode estimular ainda mais. Como o David diz: “você não tem problemas; você só tem projetos”.

O que o GTD faz é nos ajudar a gerenciar a vida como um todo, e viradas de ano fazem parte dela. Apenas isso. 😉 Vamos gerenciar, como todo o resto.

Permaneça no caminho
“Por favor, permaneça no caminho”

Especial de Instalação do GTD no YouTube

Na virada de ano, é propício o momento para aprender a usar GTD, colocá-lo em prática e aí ir refinando os conhecimentos aos poucos no ano que virá. Por isso, nesta semana entre o Natal e o Ano, e ao longo da primeira quinzena de janeiro, nós faremos um especial de GTD em nosso canal no YouTube. Começa hoje, dia 26 de dezembro.

Como acompanhar?

  1. Clique aqui para acessar a Home do canal GTD Brasil
  2. Clique no botão “Inscrever-se”
  3. Habilite o sininho para que o YouTube te avise sempre que forem postados vídeos novos

Pronto!

Cronograma de vídeos:

Estou prevendo também alguns vídeos tirando dúvidas de vocês à medida que forem aparecendo nos comentários dos vídeos e também no post do grupo GTD Brasil no Facebook ao final do especial, ainda em janeiro.

Nos vemos lá!

Histórico do método GTD

Você quer saber como o método GTD surgiu? Neste post, vou contar um breve histórico do método, com base em artigos e depoimentos da equipe da David Allen Company (empresa que gerencia o método GTD globalmente).

Já contei um pouco da história do David Allen, autor do método GTD, em um post anterior, e muito da história dele vai se misturar com a história do método GTD, como você pode imaginar.

David Allen hoje tem 72 anos e, aos 35, ele começou a atuar nessa área de produtividade pessoal. Em 1981 (36 anos atrás), David começou a trabalhar com sua própria empresa de consultoria. Então podemos dizer que esse é o ano de nascimento do método GTD.

O verdadeiro pontapé inicial veio através de um mentor que ele teve, chamado Dean Acheson, que desenvolveu técnicas poderosas ao longo dos anos nessa área relacionada a produtividade. Por exemplo: ele descobriu que um dos principais problemas das pessoas nas organizações era o imenso “backlog” que elas mantinham – ou seja, a quantidade de “laços abertos” que deixavam sem terminar, e que acabavam ocupando espaço em suas mentes e atrapalhavam tanto no trabalho quanto na vida pessoal.

Outro ponto era o seguinte: executivos costumavam evitar decisões justamente porque deixavam as coisas “dormindo na mente” para que então finalmente concluíssem algo. Foi quando Dean começou a usar a metodologia de esvaziar a mente (“mind sweep”) e de definir uma próxima ação. Dean compartilhou essas ideias com o David e o encorajou a seguir adiante com elas. Esse foi o embrião do método GTD.

David então incorporou essas técnicas ao trabalho que já estava desenvolvendo – treinamentos intensos de auto-desenvolvimento que incluiam princípios-chave sobre como gerenciar acordos, especialmente aqueles feitos (e muitas vezes quebrados) consigo mesmo. Todas essas ideias se tornaram a base e influenciaram enormemente a essência do método GTD: identificar todos os acordos que você fez consigo mesmo e com outras pessoas e então cumprí-los, não cumprí-los ou renegociá-los. Já trabalhando com uma equipe, ele passou a usar essas ideias para educar centenas de pessoas ao redor do mundo.

Em 2001, o livro “Getting Things Done” foi publicado pela primeira vez. O interessante é que o método não se chamava “GTD” (sigla para o nome do livro). Foi uma ideia do editor do livro, para o marketing, e não é que deu muito certo? O nome pegou e hoje todos conhecem o método pela sua sigla.

O primeiro site do método GTD também entrou no ar em 2001.

Fonte: Archive.org

Então vejam que o GTD surgiu nessa ordem:

  1. Trabalho de coaching (ou consultoria, já que o termo “coaching” nem era conhecido na época)
  2. Treinamentos para equipes ou dentro de empresas
  3. Livro

Isso é interessante porque dá para entender a dificuldade do autor ao tentar condensar todo o conteúdo de 30 anos em um único volume. Ele disse que a motivação dele ao escrever o livro foi imaginar o seguinte: como uma pessoa que leia apenas o livro, ou seja, não tenha acesso ao trabalho de consultoria ou não tenha um professor em sala de aula ensinando tudo, pode aprender a implementar o que ele propõe?

Em 2015, quando ele relançou o livro, completamente reescrito, ele disse que, na primeira edição, existiam alguns fatores limitantes à sua escrita, que foram os seguintes:

  • Ter que condensar um mundo de conteúdo em um só volume. Isso pode trazer (e geralmente as pessoas que o leram pela primeira vez afirmam isso) uma sensação de que o livro tem muita coisa, mas não dá pra saber por onde começar! E a leitura não era tão fluida.
  • A escrita mais voltada ao universo corporativo, que era o campo de atuação do David na época.
  • Apesar de todos usarmos tecnologia, ela não era igual ao nosso uso hoje. Mudou absolutamente tudo de 2001 para cá.

Por isso, ao reescrever o livro, em 2015, essas foram as suas preocupações:

  • Tornar a leitura mais fluida.
  • Validar o que ele ensina com artigos científicos na área das ciências cognitivas.
  • A tecnologia como parte essencial do nosso dia a dia.
  • Todos estamos inseridos em um mundo 24/7 de repente e ainda aprendendo como lidar com isso.
  • O método GTD se tornou global, então ele validou o método em todas as culturas.
  • O método GTD pode ser aplicado por qualquer pessoa, e não apenas executivos. Músicos, artistas, donas de casa e estudantes usam o método GTD.
  • Todo mundo está muito estressado e percebendo que quer virar esse jogo.

É interessante porque o movimento de reescrever o livro veio junto com outras frentes de trabalho com o GTD, que foram as seguintes:

  • O envolvimento do David Allen com o assunto “holocracia” – um modelo de gestão baseado nas células do corpo humano e que, segundo o David, é o “GTD para empresas”. Ele inclusive participa como convidado especial dos seminários e formações de holocracia que acontecem em Amsterdam.
  • O desenvolvimento do modelo mundial de franquias, que possibilitou a expansão dos cursos da David Allen Company Academy sem necessariamente levar os instrutores ao redor do mundo. Cada país tem uma franquia, em caráter de esclusividade, e aí a DAC (David Allen Company) coordena essas franquias.
  • A mudança do David para a Holanda, de modo que ele consiga viajar mais para diversas partes do mundo economizando tempo e dinheiro, por estar no centro da Europa (ele então tem viajado mais a negócios, não para ministrar cursos, mas para ações de vendas e marketing em parceria com as franquias).

Dá para ver um amadurecimento muito bacana das suas ideias e estilo de trabalho.

Outros pontos de destaque na história do método GTD é o lançamento da plataforma GTD Connect, em 2009 (ano a confirmar). Trata-se de uma rede social oficial da DAC, que você pode se tornar assinante, e traz conteúdo exclusivo, fóruns, webinars etc. para usuários de GTD.

Ao longo dos anos, David lançou mais dois livros de aprofundamento do método GTD: “Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life (2004)” e “Making It All Work: Winning at the Game of Work and Business of Life (2009)”. (Nota da autora: O primeiro livro atualmente é distribuído pela Editora Sextante no Brasil. Os outros dois tiveram versões em português que estão esgotadas nas editoras. Algumas pessoas conseguem encontrar em sebos (lojas de livros usados) espalhados pelo Brasil. Estamos em contato com a editora regularmente tentando trazer a tradução oficial dos outros dois livros para o nosso idioma.)

Hoje o GTD é considerado, por alguns veículos renomados, o melhor método de produtividade do mundo. Se não for o melhor método, é certamente o mais sólido e consistente, pautado em conceitos eternos e não em tecnologias que mudam a cada segundo. Quando estivermos habitando Marte, ainda assim teremos problemas e projetos e poderemos usar o método GTD para gerenciar a vida de maneira integrada.

Quem pode usar a marcar GTD™

GTD™ (Getting Things Done™) é uma marca registrada da David Allen Company, que detém os direitos autorais de propriedade intelectual.

Uma marca é qualquer palavra, nome, frase, design, símbolo ou uma combinação destes, utilizados para identificar produtos ou serviços a partir de uma única fonte.

É política da David Allen Company restringir à si e às pessoas licenciadas (exemplo: as franquias globais) o uso pleno de suas marcas e perseguir vigorosamente qualquer uso não autorizado das mesmas.

Outras marcas registradas da David Allen Company além do GTD™:

  • Getting Things Done™
  • Natural Planning Model™
  • GTD Weekly Review™
  • Horizons of Focus™

Quando você participa de algum curso e recebe materiais, ou acessa documentos ou artigos que tenham autorização desse uso de marca registrada, você não é autorizado a:

  • Reproduzir o trabalho por meio de cópias, fotocópias, impressões ou compartilhamentos eletrônicos;
  • Preparar trabalhos derivados (traduções, revisões, resumos, adaptações ou qualquer outro formato de adaptação);
  • Distribuir cópias para venda;
  • Demonstrar ou exibir o trabalho publicamente;
  • Autorizar terceiros a fazer qualquer uma das ações acima.

Os direitos autorais são uma forma de proteção concedida a autores de trabalhos originais pelas leis dos Estados Unidos e acordos internacionais dos quais os Estados Unidos fazem parte.

Se você tiver qualquer tipo de dúvida sobre o uso de direitos autorais ou marcas da David Allen Company, entre em contato diretamente com eles através do website gettingthingsdone.com.

Breve história do David Allen

Muitas pessoas se interessam pela história do David Allen, então escrevi este post após algumas pesquisas e acredito que ele possa ser útil para quem tiver curiosidade sobre a história do criador do método GTD.

David passou os primeiros anos da sua vida em uma cidade chamada Palestine, no Texas, Estados Unidos. Ele nasceu dia 28 de dezembro de 1945. Seu pai trabalhava em uma empresa da indústria petrolífera, mas morreu quando o David tinha apenas nove anos de idade. Então sua família se mudou para a cidade de Shreveport, Louisiana, onde ele passou o restante da sua infância e adolescência até completar 19 anos, quando decidiu viver um tempo no exterior, fazendo intercâmbio na Suíça.

Não muito tempo depois, ele foi chamado para uma faculdade pequena na Flórida chamada New College. Era um lugar que permitia que os estudantes desenhassem sua própria educação. Ele acabou se graduando depois em História da América na Universidade da Califórnia (em Berkeley).

Era a Califórnia nos anos 1960. David viveu tudo aquilo. Começou a se interessar por zen budismo, a geração beat de Allen Ginsberg, e se tornou fascinado por toda essa contracultura focada em auto-conhecimento, o que foi essencial para ele se tornar quem se tornou depois.

David costuma dizer que teve mais de 35 empregos antes de completar 35 anos de idade. Ele foi mágico, garçom, professor de karatê e um monte de outras coisas antes de virar o guru de produtividade que acabou se tornando conhecido. Ele sempre se interessou mais por assuntos relacionados ao desenvolvimento pessoal e ao empreendedorismo que por assuntos acadêmicos de maneira geral.

Então, quando ele saiu da faculdade, ele usou esse conhecimento em certos assuntos de interesse para virar “o braço direito” de várias pessoas, amigos, para ajudá-los em seus negócios, pois isso era uma maneira de ajudar a pagar as contas. Seu foco era descobrir como fazer as coisas de maneira mais fácil. O que hoje chamamos de “melhoria em processos” David gosta de chamar de “preguiça”! (Nota da autora: Ele gosta de brincar dizendo que é uma pessoa preguiçosa no sentido de querer fazer sempre as coisas com um menor esforço, e que isso contribuiu muito para que ele desenvolvesse o método GTD tal como é).

Em 1981, David começou a trabalhar com sua própria empresa de consultoria. O verdadeiro pontapé inicial veio através de um mentor que ele teve, chamado Dean Acheson, que desenvolveu técnicas poderosas ao longo dos anos nessa área (na época nem existia o termo “coaching”). Por exemplo: ele descobriu que um dos principais problemas com relação à produtividade das pessoas nas organizações era o imenso “backlog” que elas mantinham – ou seja, a quantidade de “laços abertos” que deixavam sem terminar, e que acabavam ocupando espaço em suas mentes e atrapalhavam tanto no trabalho quanto na vida pessoal. Outro ponto era o seguinte: executivos costumavam evitar decisões justamente porque deixavam as coisas “dormindo na mente” para que então finalmente concluíssem algo. Foi quando Dean começou a usar a metodologia de esvaziar a mente (“mind sweep”) e de definir uma próxima ação. Dean compartilhou essas ideias com o David e o encorajou a seguir adiante com elas. (Nota da autora: Ele fala um pouco sobre essa experiência no livro “A arte de fazer as coisas acontecerem”, em sua edição de 2015, no capítulo “O poder de decidir a próxima ação”).

David então incorporou essas técnicas ao trabalho que já estava desenvolvendo – treinamentos intensos de auto-desenvolvimento que incluiam princípios-chave sobre como gerenciar acordos, especialmente aqueles feitos (e muitas vezes quebrados) consigo mesmo. Todas essas ideias se tornaram a base e influenciaram enormemente a essência do método GTD: identificar todos os acordos que você fez consigo mesmo e com outras pessoas e então cumprí-los, não cumprí-los ou renegociá-los.

David atribui todo o interesse que tem e que despertou sua vontade desde cedo de saber mais sobre esse assunto à ideia de “liberar espaço” – sentir uma liberdade em sua psique que lhe permita ter foco apropriado – tema particularmente relevante nas artes marciais e no desenvolvimento de outras práticas espirituais, como a meditação. À medida que sua vida foi ganhando complexidade, ele foi experimentando técnicas que lhe permitissem obter e manter essa liberdade (que ele chama de experiência produtiva). Quando ele aprendeu isso, ele imediatamente passou a ensinar essas técnicas e princípios e descobriu que funcionavam para todo mundo, sem exceção.

Já trabalhando com uma equipe, ele passou a usar essas ideias para educar centenas de pessoas ao redor do mundo. Um de seus primeiros clientes, chamado Lockheed Martin, disse que ele e os executivos de sua companhia que estavam usando a metodologia passaram a ganhar pelo menos 30 minutos a mais por dia apenas por terem implementado o método GTD.

Além do livro “A arte de fazer acontecer”, publicado como “Getting Things Done” pela primeira vez em 2001 (e reescrito e relançado em 2015), David publicou mais dois livros sobre o método GTD: “Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life (2004)” e “Making It All Work: Winning at the Game of Work and Business of Life (2009)”. (Nota da autora: O primeiro livro atualmente é distribuído pela Editora Sextante no Brasil. Os outros dois tiveram versões em português que estão esgotadas nas editoras. Algumas pessoas conseguem encontrar em sebos (lojas de livros usados) espalhados pelo Brasil. Estamos em contato com a editora regularmente tentando trazer a tradução oficial dos outros dois livros para o nosso idioma.)

A empresa que hoje gerencia o GTD globalmente, a David Allen Company, tem sede na Califórnia, na cidade de Ojai, onde David viveu durante muitos anos. Em 2014, ele se mudou com sua esposa Kathryn (e a cachorrinha Suki) para Amsterdam, na Holanda, onde vivem até hoje. David não ministra mais treinamentos do método GTD, mas viaja pelo mundo ministrando palestras e master classes para ajudar as franquias de cada país a disseminarem o método.

David no quintal de sua antiga casa em Ojai, California. Foto: revista Wired.
Outra foto do David em sua antiga casa em Ojai, desta vez com sua cachorrinha Suki. Imagem: NY Times.

Top tulip time today in the Netherlands!

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