Dicas para quem está começando no GTD

Se você fez o curso dos Fundamentos, iniciou a instalação pela série ou está começando sozinho, este é um post com algumas dicas adicionais que podem complementar o seu uso da metodologia.

  • Alguns princípios são super chave na metodologia e você pode aplicar de imediato, e são básicos: ter uma caixa de entrada na sua mesa, usar a Regra dos 2 Minutos, aprender como esclarecer o que você captura, criar uma lista de Assuntos a Tratar. Tudo isso, de cara, vai ter um impacto enorme na sua produtividade.
  • Escolha as ferramentas iniciais e teste-as durante um tempo. Não fique toda hora mudando de ferramenta! Isso vai te atrapalhar muito!
  • Integre o GTD tanto na sua vida pessoal quanto na vida profissional. Não adianta fazer em só uma das duas!
  • Exercite o hábito de capturar as coisas quando vierem à sua mente, sempre que se lembrar de algo que precisa fazer ou não pode esquecer. Não fique “segurando” as coisas na mente.
  • Comece a ser mais criterioso(a) sobre o que entra na sua vida ou não, evitando deixar entrar coisas que você nem quer, em primeiro lugar. A vida é curta.
  • Organize seu espaço de trabalho. Faz muita diferença ter uma mesa com caixa de entrada e suprimentos que te apoiem no dia a dia, sem ter que precisar levantar para pegar uma caneta ou deixar de arquivar algo apenas porque não tem pasta suficiente.
  • Trabalhe para ter um bom sistema de referência pessoal sempre, que te servirá como consulta. Isso é algo contínuo, que sempre poderá ser melhorado.
  • Releia o livro do GTD a cada 3 ou 4 meses. Novos aprendizados e percepções surgirão. Lembre-se: é uma habilidade para toda a vida.

PLUS -Se você fez o curso

  • Vale a pena instalar as ferramentas em no máximo duas semanas depois do curso, para você aproveitar as informações que estão fresquinhas na sua mente.
  • Esclareça tudo o que restou no seu livreto do Pontapé Inicial, do dia do curso.
  • Fique em contato com outros participantes para troca de ideias e experiências.

Metas para o ano novo, de acordo com o GTD

Você costuma definir metas para o ano novo ou ter resoluções?

No GTD, os objetivos, as metas, são usados como ferramentas, e não potes de ouro.

David comenta, em um texto em seu blog, sobre o assunto, que uma vez estava fazendo coaching com um profissional super senior na área de tecnologia médica, e ele, junto com a sua equipe, estava tendo dificuldades em termos de pesquisa e desenvolvimento de novos produtos para que a empresa continuasse sendo competitiva. Quando um executivo propôs que fossem definidas metas agressivas para cada um dos produtos nos próximos 18 meses, outro executivo perguntou: “Para que definir metas para pesquisa e desenvolvimento? Que diferença isso fará? O que as pessoas farão de diferente apenas porque um comitê deu alguns números para elas trabalharem?”

O que acontece é que, quando se fala em metas, a maioria das pessoas já se estressa automaticamente. Relaciona com pressão, às vezes até gente sendo mandada embora porque não alcançou, enfim, nada positivo. Além do que, sempre existe aquele dilema entre ser viável e ser agressivo, pensar além para ter desafios etc.

Aí que o David entra com um conceito que ele desenvolveu ao longo dos anos, quando se trata de metas e objetivos dentro do GTD, que é: o valor de definir metas e objetivos não está no futuro que eles descrevem, mas sim na mudança de percepção que eles causam agora, no presente. Por exemplo, se eu quero que determinada coisa seja real na minha vida em até dois anos, o que estou fazendo hoje para que isso aconteça lá na frente? Te ajuda a puxar esse negócio para o seu dia a dia.

Além do que, nós focamos naquilo que nós percebemos. Já aconteceu de você querer trocar de carro e estar interessado(a) em um determinado modelo, aí parece que, como milagre, você vê esse carro toda hora na rua? Da mesma maneira, se você tiver um objetivo e estiver sempre de olho nele, você vai identificar no dia a dia oportunidades de alcançá-lo.

 

Você quer ter um determinado estilo de vida daqui a cinco anos? Oras, e como seria um final de semana ideal dentro desse cenário? Como você pode trazer isso para o seu próximo final de semana? Dá para já ir agregando algumas coisas? O que falta? Como trazer essa realidade?

Exercícios mentais assim podem parecer fantasia, mas tiram a nossa mente um pouco da zona de conforto e nos traz inovação. Ideias criativas surgem assim, de simplesmente imaginar.

O motivo para pensar em objetivos de curto, médio ou longo prazo é simplesmente a permissão que eles nos dão para que a gente pense em cenários mais otimistas e legais para a nossa vida, de modo que isso altere a nossa percepção do hoje. O trabalho de coaching faz muito isso também. O GTD entraria aqui como um “auto-coaching”. O futuro não está lá na frente, distante – é o que está acontecendo agora mesmo, que você está construindo, vivendo a sua vida. Os objetivos então podem funcionar como simples ferramentas para ver as coisas que você ainda não tinha visto antes e trazê-las para a sua vida, simplesmente porque você as quer.

Lançamento: Guia de configuração Todoist (oficial)

A David Allen Company lançou há alguns dias o guia oficial de configuração do GTD na ferramenta Todoist. Eu participei da revisão deste guia, assim como outros instrutores brasileiros e ao redor do mundo, e acredito que conseguimos dar uma contribuição legal.

O guia é composto por 39 páginas e pode ser comprado na versão A4 ou carta por 10 dólares no site oficial da David Allen Company, por enquanto apenas em inglês. Aqui no Brasil, estamos traduzindo todos os guias aos poucos. Eles serão disponibilizados para alunos dos cursos de GTD e, posteriormente, serão vendidos também no site da Call Daniel.

O guia traz um resumo dos principais conceitos do método GTD e um passo a passo extremamente didático para aplicação do GTD no Todoist. Para saber se vale a pena para você, você pode conferir uma amostra das páginas em PDF (contém também o índice do guia).

Muito do que é ensinado neste guia já foi implementado por mim quando eu usei o Todoist nos últimos anos, então você pode conferir alguns exemplos em posts mais antigos do Vida Organizada.

Caso você utilize este guia, por favor, deixe um comentário compartilhando um pouco da sua experiência. Eu aprendo muito com esses comentários, e eles também nos ajudam a comunicar à David Allen Company possíveis problemas ou erros de interpretação que podem ajudar a melhorar o guia. Obrigada!

Especial de Instalação do GTD no YouTube

Na virada de ano, é propício o momento para aprender a usar GTD, colocá-lo em prática e aí ir refinando os conhecimentos aos poucos no ano que virá. Por isso, nesta semana entre o Natal e o Ano, e ao longo da primeira quinzena de janeiro, nós faremos um especial de GTD em nosso canal no YouTube. Começa hoje, dia 26 de dezembro.

Como acompanhar?

  1. Clique aqui para acessar a Home do canal GTD Brasil
  2. Clique no botão “Inscrever-se”
  3. Habilite o sininho para que o YouTube te avise sempre que forem postados vídeos novos

Pronto!

Cronograma de vídeos:

Estou prevendo também alguns vídeos tirando dúvidas de vocês à medida que forem aparecendo nos comentários dos vídeos e também no post do grupo GTD Brasil no Facebook ao final do especial, ainda em janeiro.

Nos vemos lá!

Histórico do método GTD

Você quer saber como o método GTD surgiu? Neste post, vou contar um breve histórico do método, com base em artigos e depoimentos da equipe da David Allen Company (empresa que gerencia o método GTD globalmente).

Já contei um pouco da história do David Allen, autor do método GTD, em um post anterior, e muito da história dele vai se misturar com a história do método GTD, como você pode imaginar.

David Allen hoje tem 72 anos e, aos 35, ele começou a atuar nessa área de produtividade pessoal. Em 1981 (36 anos atrás), David começou a trabalhar com sua própria empresa de consultoria. Então podemos dizer que esse é o ano de nascimento do método GTD.

O verdadeiro pontapé inicial veio através de um mentor que ele teve, chamado Dean Acheson, que desenvolveu técnicas poderosas ao longo dos anos nessa área relacionada a produtividade. Por exemplo: ele descobriu que um dos principais problemas das pessoas nas organizações era o imenso “backlog” que elas mantinham – ou seja, a quantidade de “laços abertos” que deixavam sem terminar, e que acabavam ocupando espaço em suas mentes e atrapalhavam tanto no trabalho quanto na vida pessoal.

Outro ponto era o seguinte: executivos costumavam evitar decisões justamente porque deixavam as coisas “dormindo na mente” para que então finalmente concluíssem algo. Foi quando Dean começou a usar a metodologia de esvaziar a mente (“mind sweep”) e de definir uma próxima ação. Dean compartilhou essas ideias com o David e o encorajou a seguir adiante com elas. Esse foi o embrião do método GTD.

David então incorporou essas técnicas ao trabalho que já estava desenvolvendo – treinamentos intensos de auto-desenvolvimento que incluiam princípios-chave sobre como gerenciar acordos, especialmente aqueles feitos (e muitas vezes quebrados) consigo mesmo. Todas essas ideias se tornaram a base e influenciaram enormemente a essência do método GTD: identificar todos os acordos que você fez consigo mesmo e com outras pessoas e então cumprí-los, não cumprí-los ou renegociá-los. Já trabalhando com uma equipe, ele passou a usar essas ideias para educar centenas de pessoas ao redor do mundo.

Em 2001, o livro “Getting Things Done” foi publicado pela primeira vez. O interessante é que o método não se chamava “GTD” (sigla para o nome do livro). Foi uma ideia do editor do livro, para o marketing, e não é que deu muito certo? O nome pegou e hoje todos conhecem o método pela sua sigla.

O primeiro site do método GTD também entrou no ar em 2001.

Fonte: Archive.org

Então vejam que o GTD surgiu nessa ordem:

  1. Trabalho de coaching (ou consultoria, já que o termo “coaching” nem era conhecido na época)
  2. Treinamentos para equipes ou dentro de empresas
  3. Livro

Isso é interessante porque dá para entender a dificuldade do autor ao tentar condensar todo o conteúdo de 30 anos em um único volume. Ele disse que a motivação dele ao escrever o livro foi imaginar o seguinte: como uma pessoa que leia apenas o livro, ou seja, não tenha acesso ao trabalho de consultoria ou não tenha um professor em sala de aula ensinando tudo, pode aprender a implementar o que ele propõe?

Em 2015, quando ele relançou o livro, completamente reescrito, ele disse que, na primeira edição, existiam alguns fatores limitantes à sua escrita, que foram os seguintes:

  • Ter que condensar um mundo de conteúdo em um só volume. Isso pode trazer (e geralmente as pessoas que o leram pela primeira vez afirmam isso) uma sensação de que o livro tem muita coisa, mas não dá pra saber por onde começar! E a leitura não era tão fluida.
  • A escrita mais voltada ao universo corporativo, que era o campo de atuação do David na época.
  • Apesar de todos usarmos tecnologia, ela não era igual ao nosso uso hoje. Mudou absolutamente tudo de 2001 para cá.

Por isso, ao reescrever o livro, em 2015, essas foram as suas preocupações:

  • Tornar a leitura mais fluida.
  • Validar o que ele ensina com artigos científicos na área das ciências cognitivas.
  • A tecnologia como parte essencial do nosso dia a dia.
  • Todos estamos inseridos em um mundo 24/7 de repente e ainda aprendendo como lidar com isso.
  • O método GTD se tornou global, então ele validou o método em todas as culturas.
  • O método GTD pode ser aplicado por qualquer pessoa, e não apenas executivos. Músicos, artistas, donas de casa e estudantes usam o método GTD.
  • Todo mundo está muito estressado e percebendo que quer virar esse jogo.

É interessante porque o movimento de reescrever o livro veio junto com outras frentes de trabalho com o GTD, que foram as seguintes:

  • O envolvimento do David Allen com o assunto “holocracia” – um modelo de gestão baseado nas células do corpo humano e que, segundo o David, é o “GTD para empresas”. Ele inclusive participa como convidado especial dos seminários e formações de holocracia que acontecem em Amsterdam.
  • O desenvolvimento do modelo mundial de franquias, que possibilitou a expansão dos cursos da David Allen Company Academy sem necessariamente levar os instrutores ao redor do mundo. Cada país tem uma franquia, em caráter de esclusividade, e aí a DAC (David Allen Company) coordena essas franquias.
  • A mudança do David para a Holanda, de modo que ele consiga viajar mais para diversas partes do mundo economizando tempo e dinheiro, por estar no centro da Europa (ele então tem viajado mais a negócios, não para ministrar cursos, mas para ações de vendas e marketing em parceria com as franquias).

Dá para ver um amadurecimento muito bacana das suas ideias e estilo de trabalho.

Outros pontos de destaque na história do método GTD é o lançamento da plataforma GTD Connect, em 2009 (ano a confirmar). Trata-se de uma rede social oficial da DAC, que você pode se tornar assinante, e traz conteúdo exclusivo, fóruns, webinars etc. para usuários de GTD.

Ao longo dos anos, David lançou mais dois livros de aprofundamento do método GTD: “Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life (2004)” e “Making It All Work: Winning at the Game of Work and Business of Life (2009)”. (Nota da autora: O primeiro livro atualmente é distribuído pela Editora Sextante no Brasil. Os outros dois tiveram versões em português que estão esgotadas nas editoras. Algumas pessoas conseguem encontrar em sebos (lojas de livros usados) espalhados pelo Brasil. Estamos em contato com a editora regularmente tentando trazer a tradução oficial dos outros dois livros para o nosso idioma.)

Hoje o GTD é considerado, por alguns veículos renomados, o melhor método de produtividade do mundo. Se não for o melhor método, é certamente o mais sólido e consistente, pautado em conceitos eternos e não em tecnologias que mudam a cada segundo. Quando estivermos habitando Marte, ainda assim teremos problemas e projetos e poderemos usar o método GTD para gerenciar a vida de maneira integrada.

Quem pode usar a marcar GTD™

GTD™ (Getting Things Done™) é uma marca registrada da David Allen Company, que detém os direitos autorais de propriedade intelectual.

Uma marca é qualquer palavra, nome, frase, design, símbolo ou uma combinação destes, utilizados para identificar produtos ou serviços a partir de uma única fonte.

É política da David Allen Company restringir à si e às pessoas licenciadas (exemplo: as franquias globais) o uso pleno de suas marcas e perseguir vigorosamente qualquer uso não autorizado das mesmas.

Outras marcas registradas da David Allen Company além do GTD™:

  • Getting Things Done™
  • Natural Planning Model™
  • GTD Weekly Review™
  • Horizons of Focus™

Quando você participa de algum curso e recebe materiais, ou acessa documentos ou artigos que tenham autorização desse uso de marca registrada, você não é autorizado a:

  • Reproduzir o trabalho por meio de cópias, fotocópias, impressões ou compartilhamentos eletrônicos;
  • Preparar trabalhos derivados (traduções, revisões, resumos, adaptações ou qualquer outro formato de adaptação);
  • Distribuir cópias para venda;
  • Demonstrar ou exibir o trabalho publicamente;
  • Autorizar terceiros a fazer qualquer uma das ações acima.

Os direitos autorais são uma forma de proteção concedida a autores de trabalhos originais pelas leis dos Estados Unidos e acordos internacionais dos quais os Estados Unidos fazem parte.

Se você tiver qualquer tipo de dúvida sobre o uso de direitos autorais ou marcas da David Allen Company, entre em contato diretamente com eles através do website gettingthingsdone.com.

Breve história do David Allen

Muitas pessoas se interessam pela história do David Allen, então escrevi este post após algumas pesquisas e acredito que ele possa ser útil para quem tiver curiosidade sobre a história do criador do método GTD.

David passou os primeiros anos da sua vida em uma cidade chamada Palestine, no Texas, Estados Unidos. Ele nasceu dia 28 de dezembro de 1945. Seu pai trabalhava em uma empresa da indústria petrolífera, mas morreu quando o David tinha apenas nove anos de idade. Então sua família se mudou para a cidade de Shreveport, Louisiana, onde ele passou o restante da sua infância e adolescência até completar 19 anos, quando decidiu viver um tempo no exterior, fazendo intercâmbio na Suíça.

Não muito tempo depois, ele foi chamado para uma faculdade pequena na Flórida chamada New College. Era um lugar que permitia que os estudantes desenhassem sua própria educação. Ele acabou se graduando depois em História da América na Universidade da Califórnia (em Berkeley).

Era a Califórnia nos anos 1960. David viveu tudo aquilo. Começou a se interessar por zen budismo, a geração beat de Allen Ginsberg, e se tornou fascinado por toda essa contracultura focada em auto-conhecimento, o que foi essencial para ele se tornar quem se tornou depois.

David costuma dizer que teve mais de 35 empregos antes de completar 35 anos de idade. Ele foi mágico, garçom, professor de karatê e um monte de outras coisas antes de virar o guru de produtividade que acabou se tornando conhecido. Ele sempre se interessou mais por assuntos relacionados ao desenvolvimento pessoal e ao empreendedorismo que por assuntos acadêmicos de maneira geral.

Então, quando ele saiu da faculdade, ele usou esse conhecimento em certos assuntos de interesse para virar “o braço direito” de várias pessoas, amigos, para ajudá-los em seus negócios, pois isso era uma maneira de ajudar a pagar as contas. Seu foco era descobrir como fazer as coisas de maneira mais fácil. O que hoje chamamos de “melhoria em processos” David gosta de chamar de “preguiça”! (Nota da autora: Ele gosta de brincar dizendo que é uma pessoa preguiçosa no sentido de querer fazer sempre as coisas com um menor esforço, e que isso contribuiu muito para que ele desenvolvesse o método GTD tal como é).

Em 1981, David começou a trabalhar com sua própria empresa de consultoria. O verdadeiro pontapé inicial veio através de um mentor que ele teve, chamado Dean Acheson, que desenvolveu técnicas poderosas ao longo dos anos nessa área (na época nem existia o termo “coaching”). Por exemplo: ele descobriu que um dos principais problemas com relação à produtividade das pessoas nas organizações era o imenso “backlog” que elas mantinham – ou seja, a quantidade de “laços abertos” que deixavam sem terminar, e que acabavam ocupando espaço em suas mentes e atrapalhavam tanto no trabalho quanto na vida pessoal. Outro ponto era o seguinte: executivos costumavam evitar decisões justamente porque deixavam as coisas “dormindo na mente” para que então finalmente concluíssem algo. Foi quando Dean começou a usar a metodologia de esvaziar a mente (“mind sweep”) e de definir uma próxima ação. Dean compartilhou essas ideias com o David e o encorajou a seguir adiante com elas. (Nota da autora: Ele fala um pouco sobre essa experiência no livro “A arte de fazer as coisas acontecerem”, em sua edição de 2015, no capítulo “O poder de decidir a próxima ação”).

David então incorporou essas técnicas ao trabalho que já estava desenvolvendo – treinamentos intensos de auto-desenvolvimento que incluiam princípios-chave sobre como gerenciar acordos, especialmente aqueles feitos (e muitas vezes quebrados) consigo mesmo. Todas essas ideias se tornaram a base e influenciaram enormemente a essência do método GTD: identificar todos os acordos que você fez consigo mesmo e com outras pessoas e então cumprí-los, não cumprí-los ou renegociá-los.

David atribui todo o interesse que tem e que despertou sua vontade desde cedo de saber mais sobre esse assunto à ideia de “liberar espaço” – sentir uma liberdade em sua psique que lhe permita ter foco apropriado – tema particularmente relevante nas artes marciais e no desenvolvimento de outras práticas espirituais, como a meditação. À medida que sua vida foi ganhando complexidade, ele foi experimentando técnicas que lhe permitissem obter e manter essa liberdade (que ele chama de experiência produtiva). Quando ele aprendeu isso, ele imediatamente passou a ensinar essas técnicas e princípios e descobriu que funcionavam para todo mundo, sem exceção.

Já trabalhando com uma equipe, ele passou a usar essas ideias para educar centenas de pessoas ao redor do mundo. Um de seus primeiros clientes, chamado Lockheed Martin, disse que ele e os executivos de sua companhia que estavam usando a metodologia passaram a ganhar pelo menos 30 minutos a mais por dia apenas por terem implementado o método GTD.

Além do livro “A arte de fazer acontecer”, publicado como “Getting Things Done” pela primeira vez em 2001 (e reescrito e relançado em 2015), David publicou mais dois livros sobre o método GTD: “Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life (2004)” e “Making It All Work: Winning at the Game of Work and Business of Life (2009)”. (Nota da autora: O primeiro livro atualmente é distribuído pela Editora Sextante no Brasil. Os outros dois tiveram versões em português que estão esgotadas nas editoras. Algumas pessoas conseguem encontrar em sebos (lojas de livros usados) espalhados pelo Brasil. Estamos em contato com a editora regularmente tentando trazer a tradução oficial dos outros dois livros para o nosso idioma.)

A empresa que hoje gerencia o GTD globalmente, a David Allen Company, tem sede na Califórnia, na cidade de Ojai, onde David viveu durante muitos anos. Em 2014, ele se mudou com sua esposa Kathryn (e a cachorrinha Suki) para Amsterdam, na Holanda, onde vivem até hoje. David não ministra mais treinamentos do método GTD, mas viaja pelo mundo ministrando palestras e master classes para ajudar as franquias de cada país a disseminarem o método.

David no quintal de sua antiga casa em Ojai, California. Foto: revista Wired.
Outra foto do David em sua antiga casa em Ojai, desta vez com sua cachorrinha Suki. Imagem: NY Times.

Top tulip time today in the Netherlands!

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