Meu sistema GTD atual no Evernote (Janeiro 2018)

Sem delongas, meu setup atual:

Tenho um caderno padrão chamado “! Entrada”. (1) Caderno padrão é uma configuração do Evernote onde você escolhe o caderno para onde entrarão todas as notas que você enviar para o programa. (2) O “!” e qualquer outro caractere especial que você verá no nome dos cadernos e das pilhas existe para deixar os cadernos e as pilhas na ordem que eu quero.

Tenho uma pilha chamada “Próximas Ações”, que é a única coisa que eu olho diariamente, além do calendário (agenda do Google), e dentro tenho um caderno para cada contexto.

Tenho uma pilha para “Projetos” e, dentro, cadernos por categorias. As categorias mudam com bastante frequência, de acordo com a minha necessidade de visualização de projetos. Basta arrastar as notas de um para o outro para mudar. Cada nota é um projeto.

A pilha seguinte é de cadernos de “Suporte a projetos”. Crio sempre que um projeto precisa de um caderno próprio para ele, para agrupar documentos e notas relacionadas.

Depois tenho uma pilha para “Algum dia / talvez”.

Na sequência, os horizontes mais elevados:

Depois, referências de maneira geral. Algumas coisas deixo em cadernos (basicamente pelo acesso ser mais fácil). Os assuntos das referências ficam nas etiquetas, sem hierarquia (ordem alfabética).

Procuro seguir as orientações básica da DAC para configuração no Evernote.

Por que eu escolhi o Evernote para gerenciar as minhas listas do GTD

A escolha de uma ferramenta é muito pessoal. Por sorte, existem dezenas de opções incríveis no mercado que nos permitem escolher aquilo que nos agrada mais e nos atende melhor em cada momento da nossa vida.

Eu já uso o Evernote mais ou menos desde 2012 ou 2013. Em 2013, acredito que tenha passado a usar com mais consistência, e efetivamente fiz a migração do meu sistema GTD para ele em 2014. Em 2015, conheci o Todoist, outra ferramenta incrível, e fiz a migração, sempre buscando conciliar as duas.

Ao longo de 2017, fiquei alternando entre uma e outra, tentando me decidir de vez qual seria a melhor para mim. Ambas são ótimas. Ambas também têm suas características próprias, prós e contras.

Em agosto do ano passado, escrevi o seguinte em um post no meu outro blog (Vida Organizada):

“Queria dizer que não existe muito motivo para uma pessoa migrar de ferramenta. No meu caso, às vezes simplesmente dá vontade. Canso da cara de um aplicativo e quero testar outro. Foi mais ou menos o que aconteceu com o Todoist. Eu já estava usando a ferramenta há quase três anos e enjoei um pouco. Porém, vou ser sincera: não há um dia que passe que eu não sinta saudade de todas as funcionalidades do Todoist. Ainda acho que é uma das melhores ferramentas para ser utilizada por quem usa e por quem não usa o método GTD.”

Hoje, alguns bons meses depois, posso dizer que concordo com tudo o que escrevi acima, porém já não sinto falta das funcionalidades do Todoist que eu citei. Essa saudade foi boa, me gerou uma recaída, voltei para o Todoist, mas não rolou. Por fim, no final do ano, quando fiz a reinstalação anual do meu sistema (confira a série aqui), eu acabei optando pelo Evernote porque me atende melhor. Simples assim.

Os motivos que escrevi naquele post continuam sendo os mesmos que me fizeram querer voltar para a ferramenta:

  1. A versão instalada do Evernote me passa mais segurança que a versão instalada do Todoist (no Macbook). Pode ser algum bug para Macbook que até já pode ter sido consertado, mas às vezes eu acessava o Todoist offline em meu computador, e ele não abria. Nos computadores com Windows, ele abria normalmente (mas não uso computador com Windows). Então isso me chateava um pouco. Pode ser que eles já tenham consertado…
  2. Gosto muito da possibilidade de você inserir qualquer formato de informação dentro de uma nota do Evernote. Por exemplo: outro dia tirei uma foto com o celular de um produto em uma revista, que fiquei a fim de pesquisar mais a respeito. Essa nota no Evernote foi processada muito facilmente e fica claro para mim, ao acessá-la, do que se trata, porque a fotinho está ali. Você pode me dizer que no Todoist também dá para salvar anexos (e dá), mas a visualização é diferente. Eu sou uma pessoa essencialmente visual e essa variedade de visualizações faz diferença para mim.

Além de qualquer motivo racional, gosto do Evernote. E é importante gostar da ferramenta, já que você usá-la MUITO todos os dias. E é isso. 🙂

Ferramentas que eu utilizo para o meu sistema GTD atual (Janeiro 2018)

No post de hoje, gostaria de mostrar as ferramentas que tenho usado para o meu sistema atual no GTD.

Google Calendar

Já uso a agenda do Google para calendário há muitos anos. Por mais que tente usar outras ferramentas para essa mesma finalidade, eu não consigo mudar. Gosto das funcionalidades, do visual e do poder de sincronização em vários dispositivos.

Evernote

Depois de passar um ano inteiro em dúvida sobre ficar no Todoist (que ainda gosto) ou no Evernote, migrei em definitivo todas as minhas listas para o Evernote. Não existem muitos motivos práticos para isso – foi mais gosto pessoal. No final das contas, acredito que o Evernote seja mais “parrudo” para o meu uso diário de todas as informações.

Google Drive

Uso bastante o Google Drive para arquivos de referência, especialmente pela facilidade de edição em planilhas e documentos e compartilhamentos. Para referência, também utilizo o Evernote (essencialmente com etiquetas, como mostrarei em um post em breve), Dropbox e pastas físicas para armazenar papel (além de livros, cadernos e outros materiais de referência).

Mind Meister

O Mind Meister é uma ferramenta para mapas mentais. Gosto de fazer mapas no papel, mas nessa ferramenta eles também me ajudam muito. Eles servem para referência, para planejamento e para suporte.

Em outro post ainda esta semana, vou mostrar detalhes de cada uma das ferramentas. O propósito deste post de hoje foi apenas mostrar o que estou usando atualmente.