Como instrutora do método GTD, eu gosto de, uma vez por ano, reinstalar o meu sistema. O propósito é passar por esse processo como se estivesse começando a usar o método agora, para assim identificar possíveis dúvidas que iniciantes no GTD possam vir a ter, além de testar o tutorial que o David ensina na parte 2 do livro do GTD.

No início de 2018, eu compartilhei esse passo a passo no YouTube, em uma série de vídeos que podem ser úteis se você estiver instalando o GTD, com a minha experiência, orientação e comentários.

Atualmente, essas são as ferramentas que estou utilizando em meu sistema como um todo (lembrando que o sistema é um conjunto de ferramentas, não apenas a ferramenta onde você coloca as suas listas):

Captura

Caderno para captura de ideias (Bullet Journal)

Caixas de entrada de mensagens (e-mails, What’s App e outras)

Quadro no Trello chamado “Inbox”

Aplicativo no celular chamado “Brain Toss”

Ferramentas de organização

Agenda do Google para calendário

Tickler físico no meu home-office

Trello para próximas ações, projetos, objetivos de curto prazo, algumas referências, checklists, algum dia / talvez e alguns arquivos de suporte

Evernote para referências e arquivos de suporte de maneira geral

Google Drive para referências e arquivos de suporte de maneira geral

Dropbox para arquivos mais pesados

Meu fluxo de trabalho

  1. A primeira coisa que verifico diariamente é o meu tickler no home-office.
  2. Dpois, abro a minha agenda do Google para ver o que é prioridade. Trabalho nela, nos compromissos com horário e, em seus intervalos, no que preciso fazer naquele dia, que precisa ser feito, mas não precisa ser feito em um horário específico. Costumo ter como meta finalizar o que está no calendário antes da hora do almoço.
  3. Antes de parar para almoçar, “escaneio” e-mails e mensagens para responder as mais urgentes.
  4. Depois do almoço, abro o quadro de “Próximas Ações” no Trello e trabalho naquelas que têm prazo para o dia. Para facilitar, uso um Power-Up (é um recurso da ferramenta) para Calendário. Isso me mostra as ações que vencem no dia em um formato de calendário, centralizadas.
  5. Ao finalizar cada ação com prazo, dependendo do contexto onde estou, executo outras ações com prazos para os dias seguintes ou sem prazo, de acordo com a minha vontade ou prioridade.
  6. Quando finalizo as ações que têm prazo, aí sim acesso meus e-mails e caixas de mensagens para esvaziá-las.
  7. No geral, ao final do dia consigo dar uma olhada no meu dia seguinte para me preparar para o que está vindo.

Essa é a descrição do meu dia de trabalho, que alterno com compromissos em horários diversos, como reuniões, consultas médicas, aulas e outros. No meu planejamento semanal, busco um equilíbrio de tais atividades com horário porque sei que a maioria do que preciso fazer não terá uma programação de horária específica (conforme você pôde ver acima).

Publiquei um vídeo no YouTube comentando o sistema de maneira geral. Espero que seja útil.

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Thais Godinho é GTD Master Trainer no Brasil pela Call Daniel, franquia brasileira do método GTD.

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